Какие типы электронной документации используются в пищевой промышленности

Бизнес по производству пищевых продуктов сопровождается большим количеством юридических бумаг. Это договоры с поставщиками, покупателями, технологические карты, складской учет и пр. Виды электронного документооборота здесь сходны с таковыми в других отраслях, но есть особенности.

Виды электронного документооборота по назначению в пищевой промышленности

документооборот
Электронный документооборот

В пищевом бизнесе фигурируют налоговые, складские, архивные, управленческие, технические, производственные бумаги.

Три вида ЭДО предприятия по типу правовых взаимодействий:

  1. Внутренний. Делопроизводство в пределах компании: приказы, решения, протоколы, распоряжения, заявления, технические акты и др.
  2. Внешний. Обмен документами с контрагентами: договоры, соглашения, акты приемки-сдачи, накладные, счета-фактуры и др.
  3. ЭДО с Госорганами. В основном это сдача отчетов в ведомства – в налоговую службу, ПФР, ФСС и др.

По назначению в пищевой отрасли на первый план выходит взаимодействие с поставщиками, покупателями, арендодателями, организационно-распорядительное и ремонтное сопровождение организации.

Договоры на закупку сырья

Поставка
Виды электронного документооборота. Образец договора поставки.

На пищевом предприятии в наличии всегда должно быть достаточно сырья для непрерывного выпуска продукции. При этом к минимуму нужно свести риски, связанные с порчей при хранении.

Объемные и разноплановые закупки сырья и оборудования – это всегда большое число поставщиков, особенно на крупных пищевых производствах.

Применение СЭД (системы электронного документооборота) упрощает и ускоряет согласование договоров, ведь в крупных компаниях бумаги утверждает сразу несколько руководящих лиц. Также снижаются затраты на бумагу.

Отбор поставщиков активно ведется с использованием электронных торговых площадок (ЭТП). Большинство из них дают своим участникам возможность выбора – обмениваться документами в цифровом или бумажном формате.

Но есть коммерческие площадки, которые уже сейчас поддерживают только электронную форму обмена, например, крупнейшая ЭТП Росэлторг, или АО «ЕЭТП». Поэтому переход на ЭДО – не вопрос предпочтений, а необходимость.

Договоры на продажу продукции

Договоры на продажу продукции
Образец договора купли-продажи продукции.

Соглашение на поставку пищевой продукции специфично. Поставщиком может выступать только юридическое лицо (ООО, АО и др.) или индивидуальный предприниматель.

Особо важна информация о сроках поставки и количестве партий, сроке годности, упаковке и маркировке товара, соответствии продукции санитарным нормам, требованиям технических регламентов и таких правовых нормативных актов:

  • ГОСТ Р 51074-2003;
  • ФЗ «О качестве и безопасности пищевых продуктов»;
  • Постановление Правительства РФ от 19.01.1998 № 55.

В договоре указывается, что продукты питания приобретаются исключительно в коммерческих целях либо для деятельности, которая не связана с семейным, домашним, личным использованием.

Договоры на аренду помещений

Договоры на аренду помещений
Электронный документооборот. Образец договора на аренду помещений.

Требования к сделкам по аренде отражены в Гражданском Кодексе РФ в гл. 34. Для производственного цеха также следует учитывать содержание ст. 130 ГК РФ.

В договоре аренды должны быть представлены все характеристики помещения – адрес, кадастровый номер, площадь, планировка, этажность, соответствие требованиям СанПиН, СНиП и др.

Для пищевого производства при заключении договора рассматривается вопрос о наличии либо отсутствии оборудования. Его аренда может быть отражена вместе с арендой помещения в рамках одного соглашения.

Обязательное приложение к договору аренды производственного цеха – передаточный акт. Он содержит информацию о состоянии помещения, недостатках, фото, показания счетчиков.

Приемо-сдаточные акты

Виды электронного документооборота
Пример приемо-сдаточного акта.

Акт приемки-сдачи – приложение к соглашению, договору, а не самостоятельный документ. Его составляют для передачи товара, услуг, результата работ после выполнения обязательств и подписывают обе стороны.

В акте фиксируют отсутствие или наличие претензий со стороны заказчика. Если есть недочеты, расхождения, то стороны оформляют рекламационный акт либо соглашение об устранении дефектов или уменьшении стоимости. После решения вопроса составляют новый акт.

Вместе с договором и другими документами такой акт заносят в систему ЭДО предприятия.

Оформляет его бухгалтер, менеджер, юрист или другой специалист компании, подписывает руководитель или другое уполномоченное лицо, регистрируют акты в книге учета приемо-сдаточных актов, которая также может вестись в бумажном и электронном виде.

Ремонтная документация

Дефектная ведомость
Заполнение дефектной ведомости.

Техобслуживание и ремонт на пищевом производстве сопровождается оформлением:

  • смет на капремонт и дефектные ведомости;
  • графиков предупредительного ремонта;
  • заявок на покупку запчастей, материалов, оборудования;
  • отчетов по работе главного механика;
  • контрольного журнала технического состояния производства;
  • инструктажей работников.

Организационно-распределительная документация

Виды электронного документооборота
Электронный документооборот

Эта группа относится к внутреннему ЭДО пищевого производства и бывает:

  1. Организационная. Регламентирует деятельность предприятия. Это уставы, положения, штатное расписание, учетная политика, графики, планы.
  2. Информационно-справочная. Это входящие письма, служебные записки, справки, протоколы. Задача – информирование сотрудников компании о событиях, правилах и т.п.
  3. Распорядительная группа. Это приказы, решения, указы, распоряжения. Призвана решать задачи от кадровых до административно-хозяйственных, исходит от руководящих лиц.

Электронный документооборот-особенности ввода на предприятии пищевой промышленности

Помимо стандартных документов, общих для всех организаций (договоров, актов, счетов-фактур и др.), в СЭД предприятий пищевой промышленности используются графики поставки сырья, отгрузки продукции, инвентаризация склада, каталоги товара, технологические бумаги.

Несмотря на такое разнообразие, документооборот любого производства можно организовать с помощью специальных программ и инструментов кастомизации.

Добавить комментарий