Как составляется штатное расписание на предприятии

Штатное расписание предприятия – это документ, отражающий структуру организации, перечень должностей, оклады и другую информацию. Его составлением занимается кадровик, главный бухгалтер или юрист. Бумага вводится в действие приказом внутри компании.

Обязательно ли предприятиям общепита иметь штатное расписание

В нормативах нет прямого указания заводить штатное расписание.

Но его могут потребовать для проверки следующие органы:

• ПФР;
• ФСС;
• ИФНС;
• Трудовая инспекция.

Чтобы не вступать в противоречия с законодательством и государственными структурами, рекомендуется составить документ и утвердить приказом.

Какие функции и задачи оно выполняет

Расписание отображает кадровую структуру компании, оклады и надбавки по каждой должности, суммарный зарплатный фонд.

По этой бумаге ФСС проверяет правильность начисления страховых взносов, ИФНС – прозрачность налоговой политики. ПФР берет из документа данные о трудовом стаже сотрудников.

Расписание, дополненное фамилиями работников, называют штатной расстановкой.

Она позволяет быстро выявлять вакансии, что часто требуется в организациях с большой текучкой.

Требования к документу

В расписании приводят следующую информацию:

• перечень структурных подразделений;
• список должностей с привязкой к отделам и количество штатных единиц по каждой из них;
• оклады;
• надбавки.

Бумагу визируют лица, назначенные ответственными за ее разработку. Чаще всего это кадровик и главный бухгалтер. Чтобы штатное расписание вступило в силу, руководитель издает соответствующий приказ. Аналогичная процедура нужна для внесения изменений.

Форма штатного расписания

С 2013 г. разрешается составлять перечень произвольным образом. Руководитель имеет право дополнить бланк любыми реквизитами и информацией, не предусмотренными стандартом.

Существует унифицированная форма Т-3, до 2013 г. она была обязательной. Несмотря на либерализацию законодательства, большинство субъектов хозяйствования по-прежнему пользуется ей как наиболее рациональной и информативной.

Сделав выбор в пользу произвольного или унифицированного бланка, руководитель должен утвердить его с помощью приказа о внесении изменений в учетную политику предприятия.

Сколько действует штатное расписание

Продолжительность его действия выбирают на свое усмотрение. В небольшой организации, характер деятельности которой не предполагает быстрого развития, документ функционирует несколько лет, но чаще его составляют на 1 год. А если в течение этого периода, например, появилась новая должность, в него вносят изменения и дополнения.

Как составлять штатное расписание на предприятии

Текст состоит из 2 частей – вводной и основной.

В первой указывают:

• наименование организации (берут из регистрационного свидетельства);
• код ОКПО;
• номер документа по внутренней учетной системе;
• дату составления;
• продолжительность действия.

Основная часть представляет собой таблицу из 11 столбцов с такими заголовками, как:

• наименование отдела (филиала), цеха, иного структурного подразделения;
• его цифровой код;
• должность;
• число штатных единиц в ней;
• требований к работнику – специальность, разряд или иные данные о квалификации;
• месячный оклад;
• надбавки (3 столбца) – премии и прочие доплаты;
• сумма оклада и надбавок;
• примечания.

Отделы располагают в порядке иерархии, начиная с административного.

Должности рекомендуется брать из Общероссийского классификатора (ОКПДТР). Если работнику по закону положена компенсация или льготы, это единственное, что допустимо.

Пример расчета количества штатных единиц: на посту юриста работают 2 сотрудника – на четверть ставки и на полную. Тогда штатных единиц на этой должности – 1,25.

Образец документа

Пример расписания приведен на рисунке. Можно не ставить печать и ограничиться только подписями ответственных лиц.

Введение новой должности

Для добавления новой должности начальник нуждающегося в ней отдела пишет служебную записку с обоснованием своей просьбы. Директор издает приказ о внесении изменений в штатное расписание. Так же поступают при необходимости скорректировать другие данные, например размер оклада или название отдела.

Этим же приказом назначают ответственного исполнителя.

Утверждение штатного расписания

Руководитель издает распоряжение об утверждении расписания. Этим же документом назначают ответственных сотрудников, кому вменяются в обязанность разработка бланка и его заполнение. Чаще всего это начальник отдела кадров, главбух или юрист предприятия, а в небольшой фирме – сам директор.

Разрешается утвердить перечень и после его составления.

Штатное расписание-образец приказа

Пример распоряжения приведен на рисунке. Вводить его в действие тоже допускается позже утверждения.

Чем грозит отсутствие штатного расписания

Хозяйственную деятельность без штатного расписания квалифицируют как административно наказуемое нарушение трудового законодательства. Мера ответственности прописана в ст. 5.27 КоАП РФ (ч. 1). Первый раз контролер ограничится предупреждением, а при повторном нарушении выпишет штраф в размере 30–50 тыс. руб.

Если лицо ранее уже привлекалось к ответственности за подобные деяния, взыскание увеличат до 50–75 тыс. руб. (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ).

Ошибки при составлении штатного расписания

Нельзя вносить в перечень одинаковые должности с разным окладом. Нужно изменить название одной из них либо вынести разницу в оплате в раздел «Надбавки» соответствующего работника.

Нельзя произвольно выбирать название для должности, по закону претендующей на льготы. Наименование берут из официальных справочников.

Если в штат включены более 50 работников, нужно вводить должность специалиста по охране труда (ст. 57 ТК РФ).